智慧型多媒体无纸化办公解决方案

文章来源: 人气:41 日期:2019-04-03

无纸化会议系统是使用基于移动互联网的无纸化会议交互系统、现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。 其特征是:文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。核心功能主要是实现会议签到、文件分发、文件上传、文件同步演示、投票表决等功能。比较流行使用安卓系统平台运行的无纸化会议交互系统。平板电脑的无纸化会议系统使用应用场景比较广阔。场景应用主要是高端、有投资能力的企事业单位,主要使用移动终端在局域网内建立的会议交互场景应用,实现文件分发、会议签到、投票表决、呼叫服务功能。技术性主要利用会议传输要求的保密性,文件需要加密,转换成为自定义的格式浏览,防止文件泄露。文件同步技术主要依靠触屏轨迹跟踪技术和触屏轨迹仿真模拟技术实现,达到流量控制的目的。

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  无纸化会议概念及传统模式面临问题


  办会效率低:为举办一次会议,会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作。如:协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成,需要多人投入大量的精力,但可能由于疏忽,造成会议的组织不圆满。


  参会人员累:由于采用纸质的会议资料,参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容,有时还可能出现遗漏;由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式,会议过程枯燥,尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想;多人汇报时,为了使用投影仪,频繁换座位,导致会场局面混乱。


  应变能力差:会议时参会人员发生变化,将无法提供相应的纸质桌牌;如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕,将不可能进行大量印刷,影响会议质量;


  表现形式单一:会议内容以纸质资料为主,缺乏必要的多媒体或音视频表现形式,使得会议过程枯燥,影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议,如能配合一定的纪录片、原理演示动画等,将起到事半功倍的效果。

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  设备操作复杂:某些会议室引入了一些硬件设备,以提升会议品质,如:投影仪、音响系统、影碟机。但由于各设备的接口和连线复杂,办会人员难以完全掌握,或者出现问题后难以解决。


  资源浪费严重:传统会议需要大量的纸张开销,而绝大部分的纸质会议资料,会后就没有任何用处,造成了巨大的资源浪费。目前,我国乃至全球,各种资源越来越匮乏,节约资源、保护环境,已经成为当前的迫切任务。


  安全保密隐患:会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时,对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸质会议资料,很容易发生丢失现象,难以保证会议资料的安全。


  传统意义上的智能会议室,包括投影机、视频/电话会议终端、电子白板等众多设备,通过中控系统将各个相互独立的系统连接起来,但其操作性依然显得不够友好。在传统会议室里,人们群体沟通的需求没有被很好地满足。而且随着全球一体化进程的加剧,人们对于在会议室里的沟通、协作以及提升效率的要求变得非常迫切。国家政策大力推进无纸化会议进程,联合国实现无纸化会议,国家两会大力报道无纸化会议的实用性,高效、节能、环保的总体大环境要求,无纸化会议系统势在必行。

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  亚讯威视无纸化会议解决方案特色


  1、支持常用操作系统安装,一键完成各个功能模块安装;


  2、支持多会议预置功能;一次可以设置多场会议,包括参会人员、会议信息、会议文件等。一键切换下场会议,瞬间更新;


  3、支持图像界面修正参会人员与参会单位,支持批量导入与会议人员,支持界面操作,支持智能排位功能,包括:人们、背景、LOGO、字体、颜色等;


  4、支持远程访问控制会议流程(提供用户名与密码),可以实现无人值守;


  5、支持会中集控功能;随意切换音视频源与终端信号并实时显示到会议终端或到大屏幕,可以统一控制信号的交互,如1号终端画面到其他显示终端,或到大屏幕、支持外部信号如笔记本电脑,台式电脑信号到全部会议终端或到大屏幕;


  6、支持集中签到,并且画面到大屏幕显示签到实时情况与数据,支持集中表决,表决结果画面实时投影到大屏幕;


  7、支持对终端的集中开关机控制,并检查连接状态等检测.


  8、支持会议交流功能;支持系统通知群发,支持对单个或多个终端进行单独通知;

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  无纸化会议能带来哪些好处?


  每开一次会,收一堆材料,看一遍就搁下……这是不少人的开会经历,现在这种情况正随着无纸化会议系统的推广应用而逐渐消失。


  据悉,2012年度南京市政协主席会、常委会印刷费用约为7万元,十三届一次全体会议印刷费用约为36万元,录制会议参考材料光盘等约为10万元,全年会务印刷总费用约为53万元。开发建设电子会务系统全套硬件价格为50万元。如使用4年,可节约印刷费用约150万元。“通过智能触控终端阅读资料、查阅文件更方便,开会节奏也快了。”据了解,自从采用无纸化会议系统后,会议准备时间大大缩短,同时也使议程更流畅紧凑,会议效率提高。


  “无纸化会议系统是预先将会议资料上传到服务器,其他终端设备可通过网络与服务器相连,会议开始后,服务器文件根据参会者权限自动分发。”该系统支持智能人名显示、按参会人员进行智能排位,文件分类查看、章节定位、批注涂鸦、会议签到、会议投票、会议服务、会议交流、交互式电子白板等。


  开会时,每个参会成员面前会有一台可触控智能会议一体终端,以往的纸质材料难觅踪影。参会者要查看相关资料,只需进入系统,轻点相关图标就可查阅批注,并可以把本画面一键触控广播到其他会议终端一起讨论,同时支持其他会议终端退出同屏后,观看其他会议文件,通过触控按键从新回到广播同屏界面,方便快捷。支持移动U盘与其他视频文件VCR等一键同屏到其他会议终端或大屏幕,完成会议系统的智能操作,互联互通!


纸材料的印制、分发消耗了筹备人员的大量精力,还造成森林资源的浪费,环境的破坏,不符合当今环保低碳的潮流,更容易泄密。以往开完会,材料用完就扔了,如今在电子文件上做完笔记后可以转存到电脑里,以备用时随时调取。

亚迅威视正将这种集聚智能化的解决方案广泛应用于国内各个政府机构政府机关、企事业单位及党建信息化建设整体解决方案专家

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